Данные короба и упаковочный лист: что запросить вместе с ценой

Большинство покупателей читает предложение ради цены и пролистывает остальное. Остальное информативнее, потому что именно там видно, возил ли поставщик этот товар на этот рынок.

Семь пунктов. Зачем каждый нужен и о чём говорит его отсутствие.

1. Цена с указанием объёма

Цена без объёма — не цена. «0,40 за штуку» ничего не значит, пока неизвестно, при 5 000 это или при 50 000, и какая следующая ступень.

Если отсутствует: поставщик либо не продумал ступени, либо намерен торговаться вместо того, чтобы котировать. Ни то, ни другое не смертельно, но стоит времени.

2. Данные короба: штук, габариты, вес брутто и нетто

Три числа, без которых нельзя посчитать доставку, а значит нельзя сравнить два предложения.

Если отсутствует: самое показательное упущение в списке. Производитель знает свой короб, потому что пакует его каждый день. Поставщик, которому нужно пойти и спросить, находится на шаг дальше от производства, чем говорит.

3. Минимальная партия — по артикулу и по цвету

Оба числа, потому что они часто разные, и разница решает, посилен ли первый заказ.

Если отсутствует: минимум появится позже и окажется выше, чем вы предполагали, — уже после того, как вы построили план на основе цены.

4. Срок от подтверждения заказа до готовности

Именно так: до готовности, а не «доставка за N недель». Второе включает фрахт, которым поставщик не управляет, и по нему нельзя оценить производство.

Если отсутствует: поставщик, который не берёт на себя производственный срок, либо загружен, либо покупает товар на стороне. Спросите, что именно.

5. Протоколы испытаний и их область распространения

Не обязательно сами файлы в предложении, но подтверждение: что протоколы есть, какая лаборатория их выдала и на какие артикулы они распространяются.

Если отсутствует: самый серьёзный пробел. Сертификацию оформляете вы как импортёр, и поставщик, небрежный к области распространения, пришлёт документ на похожее изделие.

6. Предполагаемый код ТН ВЭД

Классификацию для декларации определяете вы — ответственность лежит на декларанте. Но поставщик, который регулярно отгружает на ваш рынок, знает, какой код обычно применяют его клиенты.

Если отсутствует: само по себе не тревожно, но вместе с неопределённостью по документам о происхождении говорит об ограниченном опыте экспорта в вашем направлении.

7. Условия оплаты

Что и когда ожидается. Для первого заказа предоплата части с оплатой остатка перед отгрузкой — нормальная практика.

Если отсутствует: условия, придуманные после согласования, придумываются в пользу поставщика.

Упаковочный лист: отдельный документ

Данные короба относятся к предложению. Упаковочный лист относится к конкретной отгрузке и должен содержать: номера коробов, артикул и цвет в каждом, количество, вес брутто и нетто по коробам и итогом, размеры паллет.

Он нужен не для красоты. По нему проводится приёмка, по нему считается недостача, по нему таможня сверяет заявленное с фактическим. Расхождение между упаковочным листом и содержимым — это задержка оформления, и она оплачивается по дням.

Договоритесь заранее, что упаковочный лист приходит до отгрузки, а не вместе с товаром. Это даёт время найти ошибку, пока груз ещё на складе поставщика.

Соответствие документов друг другу

Отдельная и частая причина задержек — расхождение между документами, каждый из которых сам по себе верен.

Наименование товара в инвойсе не совпадает с наименованием в упаковочном листе. Артикул в протоколе испытаний записан иначе, чем в спецификации. Количество в инвойсе указано в штуках, а в упаковочном листе в коробах, и никто не написал, сколько штук в коробе.

Каждое расхождение по отдельности мелочь. Вместе они дают запрос от инспектора и несколько дней простоя.

Профилактика простая: договоритесь с поставщиком об одном артикульном коде, который используется везде — в предложении, инвойсе, упаковочном листе, протоколе и маркировке короба. И используйте его же у себя. Это ничего не стоит на входе и снимает почти всю эту категорию проблем.

Чего в предложении быть не должно

Сертификаты, которых нет. Если поставщик перечисляет стандарты, по которым продукцию не испытывали, всё остальное в документе становится ненадёжным.

Согласие нанести охраняемую эмблему без упоминания лицензии. Это предложение передать вам юридическую проблему вместе с товаром.

Как оценить

Отправьте одинаковый запрос трём поставщикам и посчитайте, сколько из семи пунктов пришло в первом ответе без напоминания.

Пять и больше — вы говорите с производителем, который регулярно экспортирует. Два-три, остальное после напоминаний — работать можно, но управлять процессом придётся вам. Только цена — работу делаете вы, и делать будете на каждом заказе.

Наши предложения содержат все семь по умолчанию, включая ссылки на протоколы по конкретным артикулам. Проверить можно в WhatsApp. Три изделия: антистресс-пружина, пружина в цветах команд, хлопушка-пакет.